大会運営(自転車・陸上)

LinkTOHOKUは2013年に有志の大会主催からはじまりました。大会を開催したいけどどうすればいいの?はじめての方はどこから手をつけていいか全くわからないと思います。警察署や市役所に許可が必要?審判やタイム計測は?ゼッケンや参加賞はどこに頼めばいいの?フェンス・テント・椅子や飲食手配は?など全くの未経験からひとつひとつ

(1)方法と価格を調査(2)主催者として実際に頼んで「費用対効果」を試し(3)満足できないモノは自社サービスを開始。すべて「一括発注」して事務局の大幅作業軽減&コストダウンできる体制を整えました。

最初から法人だった企業と異なり、お金も知識もない愛好家有志から積み重ねてきた経験および主催者と全く同じ目線でコスト意識をもって実行できることがLinkTOHOKUの「最大の強み」です。

発注方法は主に2パターン

(1)経験が浅い場合「初回はすべて丸投げ=フルパッケージ」
一度大会の流れを見ていただき次年度から自分たちで組み立ててもらうプラン


(2)経験豊富な場合
競技運営など自分たちで出来ない部分のみ発注するプラン


(1)(2)いずれの場合でも、「価格の目安」は既存業者の2/3程度の価格でご提供致します。

大会運営分担表.jpg

【手順1】大会構成を定める(把握)
まず、いつ、どこで、どのような大会を どれくらいの参加人数目安に開催したいのか定めます。下図は大会運営に必要な項目を並べており構成の参考にしてください。※クリックするとPDFが表示されます。

【手順2】主催者・運営者 業務分担を定める

主な項目と、おおよその流れを順に記載します。

(1)大会要項作成
(2)道路使用・占有許可 もしくは サーキット場・公園との契約
(3)パンフレット・チラシ・ウェブサイト(エントリーサイト準備も含む)
(4)事務局(主催)業務(問い合わせ 電話・FAX)
(5)ゼッケン・参加賞・飲食等の物品手配
(6)会場設営(テント・椅子・机、ステージ・音響等も含む)
(7)競技運営(一般・医療スタッフ手配含む)
(8)タイム計測

LinkTOHOKUでは(7)競技運営と(8)タイム計測がメインですが、主催者の労力とコストを削減のためフルパッケージでの提供も行っております。もちろん単体のオーダーも可能で、他法人の主催大会のサポートも幅広く行っています。多くなってきたのは、方向性だけ打ち出し、弊社に(2)~(8)を一括発注して労力とコストダウン出来た部分を「大会独自色を出す」ことに尽力される使い方が多いです。

自治体・企業の場合、方向性と予算だけ確保したのであとはフルパッケージでという相談もかなり多いです。下図は実際に業務委託を受けた大会のマニュアルの一例。

 

手順(3)競技運営とタイム計測の詳細

「公平・公正・安全」を確保するため、競技運営とタイム計測の打ち合わせを行います。最優先すべきは「選手の安全確保」現場は多数の選手・スタッフが関係し天候にも左右されるため場数(経験値)の多さが大きなポイント。LinkTOHOKUは年間120大会を運営。こんな感じ!と箇条書きで列挙して頂ければ具体的なカタチに組み上げます。競技連盟審判員との調整もお任せください。

手順(4)競技運営と事務局の連携(超重要)

参加者の安全確保と同じくらい超重要な部分です。

 

競技運営と事務局の連携を計ることが欠かせません。特に事務局の大会当日の受付・案内が鍵を握ります(参加者に直接関わる部分なのですが、だいたいは主催者が手配される当日のみの無償ボランティアのため指導出来ずに色々起きることが多いです)1500名の大会なのに主催者が受付を3人しか用意していなかったとか、計測チップ等配布物を別の人に渡してしまったとか、会場内以外の事(地元のこと)を聞かれて全くわからなかったなど。また、競技運営と事務局単体としては完全に機能したのですが、競技と地域がバラバラで一体感がなくなってしまうなども多いですね。難しい部分です。

 

参加者に対して「顔となる部分」ですのでお金も時間もかけて行きたい部分。競技運営責任者と、事務局責任者(総務)2名体制は最低限用意、できればさらに統括の1名(3名体制)を配置すると より安定した「大会」になります。
 

手順(5)具体的な相談・発注

(1)大会要項を頂く(種別・規模→イメージから大会要項の作成も可) 

(2)タイム計測のみ、競技運営のみ、事務局業務を含めたワンパッケージなど 発注範囲を定める

 

具体例:9月7日(日)福島県 800名のヒルクライム

    競技運営・タイム計測・物品手配

 

(3)お見積り提示(目安:大手の6~7割程度の価格です)

(4)契約書締結

(5)大会実行・報告

既存大会の相談の際には、必ず大会要項と委託範囲を明記して お問合せフォーム より お申込みください 担当者より折り返し電話・メールにてご連絡差し上げます。

 

その他 技術指導を無償で実施

業界に身を置くようになってわかったことですが、各都道府県の競技連盟に専従者はほぼいません。大多数の方が「本業を持ちながら無償ボランティアで協力している」現状があります。それではやはり限界があり、競技連盟をサポートさせて頂きながら、海外のクラブチームのようにいずれ専従で生活できる体制(裏方もプロになる必要がある)を作っていきたいと考えており「競技運営・タイム計測の基本」を現場に来て頂ければ無償で指導させて頂いております。

 

ご興味のある方は、自治体・企業・競技連盟・個人を問わず ご連絡頂ければと思います。