コロナウィルス・台風等 イベント中止過程と実情


https://www.huffingtonpost.jp/entry/news_jp_5e58d9e7c5b6450a30bccfff コロナウィルス関連で、弊社で大会運営・タイム計測 委託頂いた3月のイベント合計10件も中止または延期になりました。どういう過程でイベントが中止になるか そしてどのくらいコストもかかっているか 参加者の皆様にも 情報 としてまとめます。 (イベント立案) イベント主催者が大枠の計画を立てますが、そのプランを業者がカタチにします。 または経験豊富な主催者なら明確な仕様書を作り、業者に入札させるパターンもあります。 イベント立案もコストかかりますがこちらはさておき仕様がおおむね定まった として 中止有無にかかわらず、仮に1か月前で中止となった場合 実際にかかる項目と費用を述べます


(1)道路使用占有、警察署長規制(20~200万) ここが最初の大きな壁です。一般の人は警察署が許可を出さないからイベントができないと思っていますが、警察署は最終最後の安全の砦で ・地域住民の合意形成(場合により一軒一軒サインをとってこいという警察署もあります) ・道路管理者の許可(工事がないか、路面に異常がないか、特殊気象条件がないか) ・開催地の後援以上の協力 (道路を止めるには公共の福祉 みんなのためになるであろうが大義名分が必要) ・交通機関(まちなかだと路線バスなどがあり、迂回運航などをお願いします) ・警察署(最終の安全対策)


これらすべての関係部署に承諾をとって、はじめて警察署長が「署長規制=皆さんが思っている封鎖」となります。これは全額発生します。ここがスタートラインでもあるので。


(2)コース安全対策、設営物(最低50%) いわゆるフェンス、カラーコーン、バーや ステージなどです。これらは弊社は自前で持っているのですが、一般的なイベント会社だとセレスポさんレントオールさんダスキンさんなど設営会社に委託します。契約書の内容次第ではありますが一般的には契約を交わした時点で50%はキャンセルであっても支払うことになります。動かす資材、人員すべて手配済みで、設営担当のさらに下請け会社(孫)があることが多く、そこにキャンセル費用を支払うためでもあります。


今回街中駅伝など大会がありましたが、弊社で完結できるものに関しては 費用0円で自治体さんにお伝えしました。


(3)スタッフ費用(動いたものはほぼ全額発生)

これは大会が中止になっても、すでに発生しているので ほぼ実費(全額)かかります。

中には、天候キャンセルでやってないんだから費用は支払わないよ という 主催者もごくまれにいるので(居酒屋無断キャンセルと思えばわかりやすいですかね)注意です。


業者間でブラックリスト回覧もたまにあります。あの陸上大会はクレームをつけてお金を支払わなかったなど。意外に思われるかもしれませんが、業者は横でつながっているので あそこは要注意などすぐ広まります(笑) (4)警備費用(2020年度の場合はほぼ全額、通常は50%程度) プロ警備員のコストですが、16000円から30,000円くらいに幅がありますが 2020年度の場合は特殊事例 夏場はオリンピックがあるため 相場が上昇および先抑えしなければならないため、費用は前払いするからコスト抑えて・・・と交渉が必要でした。そのため中止となった場合でも費用返還はほぼありません(契約書条件もそうなっていますので)交通費等を除くくらいですね。


(5)大会備品・参加者配布用品(ほぼ全額) 昨年秋の台風でマラソン大会で配布する予定だった飲食など大量に発生しました。近隣の学校等に配布など有効活用してもらう段取りはつけますが、コストはすでにかかっています。


学校給食で牛乳が・・・ローソンさんがホットミルク半額など社会貢献されていますが、やはりそういった助け合いとてもいいと思います。主催者はお金を捨てるだけ。そして長期化すれば乳牛業者などは経営傾きます(ストックできるものではないので)


そのため、消費期限がないもので、Tシャツ等が多くなった業界経緯もありますね。


(一般的な場合のかんたんなまとめ、ツール・ド・ふくしまシリーズの場合の違い) 経費の50~80%はやる・やらないにかかわらず発生しています。主催者丸儲けじゃんと思う方も中にはいるかもしれませんが、それは大きな認識違いで裏方として皆さんにもご理解いただけると幸いです。


とはいっても

参加者は当然、中止だからお金を返してくださいと思いますし 主催者は募集開始時点で半分以上はもうかかっているんだから・・・・となりますよね

そこで、話は我々のことに戻りますが


2020ツール・ド・ふくしまシリーズ https://tour-de-fukushima.jp/

昨年秋の台風のように「物理的に開催が不可能」な場合でも、参加者の損失にならないように 権利はスライド(翌年の同じ大会に持ち越し、またははシリーズ戦のスケールメリットを生かして 他の大会に振り替えが可能)としました。


今のようなコロナウィルスでやる・やらない 申し込みは2週間前期限だけど、開催可否は3日前判断などのようなところも多く お金だけ没収?というイメージを持たれ 躊躇するかたも多いと思いますが まず第1戦かつらおは実施します!


産経サイクリスト紹介記事 https://cyclist.sanspo.com/513192 【コロナウィルスによる中止の過程】

各主催者は中止にしたくはありません。参加者には見えないかもしれませんが、大会を主催するって膨大な作業をひとつひとつクリアして開催スタートラインに立つわけですから


しかし、今回のコロナウィルスの場合は

(1)自治体が所有する施設を使うことを許可しなかった

→政府要請 お金をいただく国と県や市ではやはり下がれば下がるほど立場は弱く 公務員という仕組み上トップが判断したら従わざるを得ません。それで中止が決まりました。


政府要請は大規模イベントは中止してください、それ以下の小規模なものについては対策の上で実施してくださいということで何がなんでも中止ではありませんが、物理的な場所が確保できず・・・というわけですね。


(2)学校イベント 公立校が休校 身近なところでは 自転車高校選抜が ロード、トラック共に中止となりました。ロードは前述のとおり、開催自治体からNG、トラックは北九州メディアドーム こちら開催地は場所貸し注意してもらえればOKで、選抜が実質の大学推薦の場所でもあることから、トラックだけでもと無観客で開催を進めていましたが、公立校が休校要請 当然学校教育の場であり中止となりました。出れて2回の機会 無くなるのは大変残念でした。


3月はほぼ中止ですが、4月からは実施するイベントもかなり多い(見込み)なので、オフトレを皆さん頑張ってくださいね。ただし、通達で大規模イベント何千人・何万人はしばらく中止だと思いますので参加を検討される場合は、返金や対応条件必ず確認してお申し込みいただくと良いかもしれません。


コロナウィルス WHOなどのレポートから大多数の方には致命的なものにはならないとありますが、妊娠中や乳幼児、80歳の高齢者が家族にいる方は体力から万が一がありえますので 日頃の体調管理にはお気を付けくださいね


今回は裏側を少しお伝えさせていただきました。

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